Blog - 03 juni 2022

Zo bepaal je de juiste tone of voice

Geschreven doorEva Onze ervaren Content Marketeer | Head of Content

Ieder persoon heeft een eigen manier van communiceren. Dit hoort bij de persoon en zorgt voor herkenbaarheid. Bij bedrijven is dit net zo. De stijl en manier van communiceren wordt in dit geval de tone of voice genoemd. Er zijn bedrijven die een heel zakelijke tone of voice hebben, maar er zijn ook bedrijven met een speelse tone of voice. Maar hoe vind je nu de tone of voice die past bij jouw organisatie? Wij geven je wat tips.

Het belang van een tone of voice

De tone of voice is de manier waarop je jouw doelgroep aanspreekt in alle uitingen. Denk bijvoorbeeld aan de communicatie in e-mail, via social media en natuurlijk op je website. Een duidelijke tone of voice zorgt voor consistentie, wat uiteindelijk bijdraagt aan de herkenbaarheid van het merk. Ook creëer je zo een imago voor jezelf.

Hoe kies je de juiste tone of voice?

De tone of voice moet écht passen bij jouw bedrijf. Kopieer dus niet de tone of voice van jouw concurrent, want zo ben je niet uniek en herkenbaar. Beantwoord de volgende vragen om zo jouw ideale tone of voice te bepalen:

Grappig of serieus

Wil jij op een serieuze toon informatie overbrengen? Of voeg je graag hier en daar een vleugje humor toe aan jouw uitingen? Let op dat je wel goed nadenkt of het passend is om ergens humor aan toe te voegen. Of een dienst of product juist humor nodig heeft om het extra spannend te maken.

Informeel of formeel

Hoe spreek je jouw doelgroep aan? Formeel houdt in dat je iemand op een zakelijke manier aanspreekt, terwijl je met informele communicatie iemand op een luchtige en persoonlijke manier aanspreekt. De keuze tussen ‘je’ en ‘u’ laat goed het verschil zien tussen een informele en een formele schrijfstijl.

Enthousiast of feitelijk

Hoe breng je jouw boodschap over? Wil jij dat het enthousiasme er afspat binnen jouw communicatie-uitingen? Maak dan veel gebruik van bijvoeglijk naamwoorden en prikkel de zintuigen van de lezer. Past dit niet bij het merk? Breng jouw informatie dan feitelijk over op de doelgroep.

Respectvol of zelfverzekerd

Wil jij in jouw communicatie-uitingen laten zien dat je erg zelfverzekerd bent over jouw product of dienst? Of kies je voor respectvolle teksten waarbij je laat zien dat je echt begrip toont voor de lezer?

Maak keuzes die passen bij jouw bedrijf

Bovenstaande keuzes bepalen jouw tone of voice. Wees ervan bewust dat té nooit goed is. Te veel humor in je teksten zorgt ervoor dat je niemand je meer serieus neemt. Te zakelijk schrijven zorgt er juist misschien weer voor een kloof tussen het bedrijf en de lezer. Doe dit dus met mate.

Houd altijd in je achterhoofd dat de tone of voice echt moet passen bij jouw bedrijf. Kijk bijvoorbeeld eens naar de medewerkers binnen jouw bedrijf. Hoe wordt er binnen het bedrijf gecommuniceerd? Wordt er onderling heel zakelijk gecommuniceerd of is er ook ruimte voor humor? Vertaal dit door naar jouw communicatie-uitingen, want zo krijgt jouw doelgroep pas echt een goed beeld van het bedrijf.

Je hebt je tone of voice bepaald: en nu?

Je tone of voice is bepaald. Dan is het nu tijd om jouw website eens goed onder de loep te nemen. Is de tone of voice hier wel consistent? Indien het nodig is kan je jouw complete websiteteksten ook op de schop gooien. Zo weet je zeker dat je tone of voice perfect aansluit bij je tone of voice.

Natuurlijk kan je sommige uitingen niet met terugwerkende kracht aanpassen. Denk aan verzonden nieuwsbrieven of social media posts. Om ervoor te zorgen dat je tone of voice voortaan wel consistent wordt doorgevoerd is het aan te raden om een schrijfwijzer op te stellen. Hoe dit werkt? Dat leggen we hieronder uit.

Schrijfwijzer opstellen

Een schrijfwijzer is een soort handleiding voor de tone of voice. Hierin staat duidelijk omschrijven hoe je als bedrijf bepaalde woorden schrijft. Door een schrijfwijzer op te stellen voor jouw bedrijf, weet elke medewerker hoe er gecommuniceerd moet worden. Ook kunnen zo de partijen waar je mee samenwerkt ook rekening houden met jouw tone of voice. Denk bijvoorbeeld aan het bedrijf die jouw grafische uitingen vormgeeft of de partij die jouw social media verzorgt.

een schrijfwijzer vind je onder andere afspraken over:

  • Hoofdlettergebruik bij functietitels en producttitels
  • Het gebruik van je of u
  • Cijfergebruik
  • De schrijfstijl

Ook vind je in sommige schrijfwijzers een woordenlijst. Hier staan veelgebruikte woorden in, zodat het elke medewerker meteen een goed beeld heeft wat de juiste schrijfwijze is van een woord. Zo worden fouten ook eerder voorkomen.

Aan de slag met jouw tone of voice

Het is nu tijd om jouw ideale tone of voice te bepalen. Heb je hier hulp bij nodig? Schakel ons in, wij geven je graag advies en helpen jou met het doorvoeren van een passende tone of voice.

Sooqr: interne zoekfuncties makkelijker maken

Vorige blog

Uitgelicht: alles wat jij moet weten over telemarketing

Volgende blog