Blog - 23 mei 2022

Wat is een KPI? De betekenis en uitleg

Geschreven doorEline Onze ervaren Content Marketeer

KPI staat voor Key Performance Indicator (Kritieke Prestatie Indicatoren). Iedereen in een bedrijf heeft er mee te maken. Met een KPI geef je richting aan het bedrijf en meet je alles zo goed mogelijk, om zo succesvol te worden én te blijven. Maar wat is een KPI precies en waarom zijn ze zo belangrijk? We leggen het je uit in deze blog. Daarnaast geven we je effectieve tips en handige KPI voorbeelden!

KPI betekenis

Key Performance Indicators zijn simpel gezegd eigenlijk indicatoren om de prestaties van je organisatie te monitoren, analyseren en te verbeteren. Met Key Performance Indicators kun je de prestaties van je organisatie, team of individuele medewerker meten. Een KPI maakt namelijk de voortgang meetbaar én concreet. Hierdoor zie je dus wat er goed gaat, maar ook wat er nog beter kan. Een KPI moet altijd opgesteld zijn volgens het SMART-principe. Dat betekent dat het moet voldoen aan de volgende vijf eisen:

  • Specifiek: er is geen ruimte voor interpretatie
  • Meetbaar: de voortgang is (met cijfers) meetbaar
  • Aanvaardbaar: de KPI komt overeen met de doelen van het bedrijf
  • Realiseerbaar: het is haalbaar, maar ook relevant
  • Tijdgebonden: er is genoeg tijd beschikbaar om het doel te halen

Waarom is een KPI belangrijk?

KPI’s zijn dus goede hulpmiddelen om de voortgang van een taak, activiteit of proces te meten. In een oogopslag zie je of je voor loopt op je schema, of dat je achterloopt in het proces. Daarnaast kun je met Key Performance Indicators de afstand tot het gestelde doel meten. Het is niet alleen handig om te weten waar KPI voor staat, maar ook waarom het belangrijk is. Je stelt namelijk korte- en langetermijndoelen. Deze doelen vertaal je naar duidelijke doelstellingen. Een Key Performance Indicator maakt elk doel meetbaar. Hierdoor zie je direct of het realistisch is om het doel te behalen. Als je dit niet (of niet goed) toepast binnen je bedrijf, is het lastig om de voortgang van je gestelde doelen te meten. Dit leidt tot het geen richting kunnen geven aan je bedrijf.

Soorten KPI’s

Er bestaan ontzettend veel KPI’s. Deze kunnen kwantitatief of kwalitatief zijn, maar ze kunnen ook iets zeggen over de toekomst of over het verleden. Elk bedrijf kan verschillende Key Performance Indicators onderverdelen. Voor webshops bestaan er vijf verschillende categorieën:

  1. Verkoop
  2. Marketing
  3. Klantenservice
  4. Productie
  5. Projectmanagement

Hoe maak je een goede KPI?

Zoals we net al schreven, is het belangrijk dat je elke KPI SMART maakt. Zet daarbij cijfers en statistieken om in kaarten of grafieken: door het te visualiseren, begrijpt iedereen beter hoe je ervoor staat. Daarnaast is het belangrijk om niet te veel Key Performance Indicators op te stellen. Als je te weinig focus legt, krijg je veel informatie binnen. Daardoor is het lastig om te bepalen of je de doelstellingen wel gaat halen. Het aanpassen van je plannen is daardoor ook een stuk lastiger.

KPI voorbeelden

Elk bedrijf heeft eigen focuspunten. Het is daarom belangrijk dat er ook wordt gemeten, wat er gemeten moet worden. Klinkt logisch, maar toch kan dit lastig zijn als je geen plan hebt. Daarom is het belangrijk om bij het opstellen van een Key Performance Indicator richting te geven voor de missie en visie, maar je kunt het ook specificeren voor een bepaalde afdeling of productgroep. We geven hieronder een KPI voorbeeld.

De doelstelling van bedrijf X is: de omzet van dit jaar inclusief inflatie moet minimaal verdubbeld worden vergeleken met de behaalde omzet van het afgelopen jaar.
Target: het behalen van een verdubbeling in omzet
Key Performance Indicator: Gemiddeld aankoopbedrag.

  1. Specifiek: Het gemiddelde aankoopbedrag van dit jaar vergeleken met vorig jaar.
  2. Meetbaar: de omzet delen door het aantal transacties. Dit vergelijken met het vorige jaar.
  3. Acceptabel: Ontstaat er een crisis? Dan is een gelijkblijvende omzet ook acceptabel.
  4. Realiseerbaar: Het gemiddelde aankoopbedrag is direct beïnvloedbaar door middel van actieve verkoop;
  5. Tijdsgebonden: De meting loopt tot en met het einde van het jaar (31 december).

Goed om te weten: om de prestaties van deze KPI te behalen, zijn er andere Key Performance Indicators nodig die deze doelen monitoren of ondersteunen. Per branche zijn er talloze KPI voorbeelden, we geven nog enkele onderwerpen die met het SMART-principe tot een complete KPI verwerkt kunnen worden:

  • Terugkerende klanten;
  • Nieuwsbrief inschrijvers;
  • Verkoopomzet
  • Het percentage geretourneerde artikelen.

Werken met KPI’s

De valkuil bij het bedenken van goede KPI’s is dat je er te veel opstelt, met te weinig focus. Hierdoor ontstaat er een overload aan informatie. Je kunt daarom beter gebruikmaken van minder Key Performance Indicators, maar dan met meer focus. Om de voortgang inzichtelijk te houden, is het van belang dat je gebruikmaakt van goede dashboards.

Strategie – Doelstellingen – KPI’s

Uit de praktijk blijkt dat een strategie van een onderneming vaak wordt vertaald naar verschillende langetermijndoelstellingen. Deze langetermijndoelstellingen worden vertaald naar kortetermijndoelstellingen. Deze zijn namelijk operationeler van aard, en daardoor zijn ze beter beïnvloedbaar. De Key Performance Indicators worden dan gebruikt om de prestaties van het bedrijf te monitoren: ligt het in lijn met de doelstellingen? Je kunt een KPI dagelijks, wekelijks, maar ook maandelijks monitoren.

Van doelstelling naar KPI

Als er een doelstelling is geformuleerd, worden er één of meerdere KPI’s aan gekoppeld. De doelstelling moet dus, net zoals de KPI, altijd SMART geformuleerd worden. Gedurende deze hele periode, wordt ook de PDCA-methode van Deming gebruikt (Plan Do Check Act), om de doelstellingen bij te sturen, te controleren en te behalen.

Digital marketing doelstellingen behalen?

Ben je er bij het opstellen van je Key Performance Indicators achter gekomen dat je doelstellingen wil behalen op het gebied van digital marketing? En kun je wel een beetje hulp gebruiken? Neem dan contact met ons op, want we helpen je graag verder!

Wat is Ahrefs en hoe werkt het?

Vorige blog

Zo bepaal jij de beste Unique Selling Points voor jouw product of dienst

Volgende blog