Benieuwd naar de successen die we behaald hebben met onze klanten? Laat je inspireren.
De PDCA-cyclus (Plan, Do, Check en Act) is een methode waarmee je stap voor stap het werk, de prestaties en de organisatie beter maakt en daardoor continue blijft verbeteren. Met het principe van dit model wordt aangegeven dat voor het bereiken van een hogere kwaliteit, een continue cyclus op gang moet worden gebracht. In deze blog vertellen we je meer over de PDCA-cyclus en de PDCA cirkel, zodat je begrijpt hoe je met de tool kunt werken.
Organisaties die procesmatig werken, worden altijd gestuurd op resultaten. Maar hoe kan een organisatie blijven sturen, om deze resultaten daadwerkelijk te behalen? De PDCA-cyclus is een afkorting die staat voor vier stappen: Plan, Do, Check en Act. Je zet de PDCA-cyclus in als hulpmiddel om processen te verbeteren en de kwaliteit te verhogen.
Het woord ‘cyclus’ zorgt ervoor dat je eigenlijk nooit klaar bent met verbeteren. Zodra je klaar bent met de Act-fase, maak je nieuwe plannen om verder te verbeteren en begint het proces weer van voren af aan. Door te werken met de PDCA-cyclus kan er een hogere kwaliteit van je producten of diensten bereikt worden. Dankzij de PDCA-cyclus zijn medewerkers in staat om hun eigen werk te beoordelen en (waar nodig) te verbeteren. Iedereen binnen een organisatie maakt op een eigen manier deel uit van het totale proces, waardoor de PDCA-cyclus een positieve invloed heeft op de gehele organisatie.
De PDCA-cyclus staat ook wel bekend onder de naam ‘Deming Cirkel’ of het ‘Deming wiel’. Deze naam is ontstaan door William Edwards Deming: een Amerikaanse professor, auteur en engineer. Hoewel we de PDCA-cyclus dus ook kennen als Deming Cirkel, gaf William het model zelf een andere naam. Hij noemde het namelijk de Shewhart Cyclus. William ontwikkelde de PDCA-cyclus in de jaren vijftig, als doorontwikkeling op het werk van Walter A. Shewhart.
In alle fases van de cyclus voer je verschillende activiteiten uit, aan de hand van verschillende technieken. Hieronder lees je de stappen van de PDCA-cyclus, waarbij we je de meest gebruikte methodes geven die je kunnen helpen om de PDCA-cyclus effectief door te lopen. Met alleen het doorlopen van de PDCA-cyclus kom je er helaas niet. Het is daarnaast namelijk ook belangrijk om structuur aan te brengen.
KPI’s en bijbehorende normen en doelen zijn onmisbaar bij de PDCA-cyclus. Deze zorgen er namelijk voor dat de stappen goed op elkaar overlopen. Je kunt met de KPI’s namelijk tijdens de uitvoering goed monitoren en analyseren waar je staat. In de derde stap (Check) beoordeel je de KPI’s, zodat je ze in de vierde stap (Act) kunt beoordelen en bijstellen. Zonder KPI’s werkt de PDCA-cyclus dus niet echt goed.
‘Plan’ is de eerste stap binnen de PDCA-cyclus. In deze fase stel je een business- of afdelingsplan op. Dit plan sluit aan op de missie, visie en strategie van de afdeling of gehele organisatie. Daarnaast omschrijf je duidelijk in dit plan de nagestreefde resultaten. Het moet namelijk begrijpelijk zijn voor iedereen: dat is makkelijker gezegd dan gedaan. De doelstellingen moeten SMART geformuleerd zijn én in overeenstemming zijn met het belang van verschillende betrokkenen. Ook moeten de beschikbare middelen en randvoorwaarden zijn omschreven.
SMART staat voor:
Voordat je overgaat in de Do-fase, is het belangrijk dat je enkele belangrijke vragen hebt beantwoord:
In stap twee van de PDCA-cyclus, de Do-fase, voer je de plannen uit. Je gaat (nieuwe) werkzaamheden uitvoeren om de gemaakte plannen te behalen. Daarnaast is er ruimte om te leren en te experimenteren. Je gaat dus actie ondernemen: de plannen zijn vastgesteld, doorgenomen en gecontroleerd. Alles wat in de Plan-fase is besloten, wordt nu toegepast.
De kwaliteit van je data is in deze fase erg belangrijk. Je registreert namelijk de gegevens, zoals klanten, bestellingen of nieuwe medewerkers. Deze gegevens zijn afhankelijk van de plannen die je gemaakt hebt in de Plan-fase. Deze acties worden onderscheiden in drie categorieën:
Als je tijdelijke acties uitvoert, zorg je ervoor dat je het probleem omzeilt. Bij de correctieve acties ga je terug naar de situatie waarin het probleem nog niet optrad. De preventieve acties zorgen ervoor dat de problemen in de toekomst niet terugkeren.
De derde fase van de PDCA-cyclus: je richt je op de resultaten van de acties die je hebt uitgevoerd. Zijn de doelen uit de Plan-fase bereikt en komen de resultaten overeen met je verwachtingen? In de Check-fase moet het geen probleem zijn om de resultaten van je acties te onderbouwen.
Het is logisch om het effect van de uitgevoerde acties te controleren. Uit de praktijk blijkt dat dit vaak wordt vergeten. Dat is jammer, want deze stap maakt het mogelijk om het proces nóg beter te maken. Als je data analyseert, kom je er misschien achter dat bepaalde oplossingen goed of minder goed uitpakken. Als bepaalde activiteiten niet het gewenste resultaat opleveren, kun je besluiten om deze activiteiten niet meer uit te voeren.
Daarnaast kan het zo zijn dat sommige activiteiten juist veel beter presteren dan je had verwacht. Een handig hulpmiddel in de Check-fase is het KPI-dashboard. Hierop volg je de belangrijkste prestatie-indicatoren voor het proces op. Dit kan eenvoudig met een whiteboard, of digitaal.
In de laatste fase, de Act-fase, zorg je ervoor dat je de uitkomsten van de Check-fase zo goed mogelijk benut. Omdat je nu weet wat wel en niet werkt, kun je de bewezen uitkomsten standaardiseren. Ook kun je in deze fase op zoek gaan naar andere processen die profijt hebben van de opgedane kennis in de huidige PDCA-cyclus.
Daarnaast ga je in deze fase op zoek naar mogelijke hindernissen die prestatieverbeteringen in de weg kunnen staan. Als je deze hebt gevonden, begint de PDCA-cyclus opnieuw. Je start dan weer in de Plan-fase. Verloopt alles volgens plan en zijn de resultaten goed? Dan hoef je niet af te wijken van de huidige koers.
Persoon X werkt bij een bedrijf en is verantwoordelijk voor het versturen van de facturen naar alle klanten. Andere afdelingen leveren de benodigde informatie aan, zodat persoon X de facturen kan maken. Het is voor zowel het bedrijf als voor de klanten van belang dat de facturen snel worden verzonden. Het doel is daarom ook dat alle facturen binnen tien werkdagen naar de klant worden verstuurd.
Er moeten deze week 120 facturen worden verzonden om de doelstelling te halen.
Persoon X verstuurt de facturen op de volgorde waarmee ze binnenkomen. Uit de praktijk blijkt dat de cyclus hier vaak stopt. Als de facturen in de ene week niet worden verstuurd, worden ze doorgeschoven naar een andere week. Hierdoor worden de doelstellingen dus mogelijk niet gehaald. Het is daarom belangrijk om te controleren of de doelstellingen gehaald worden. Daardoor krijg je namelijk inzicht op verbeteringen. Deze verbeteringen kunnen het niet behalen van de doelstellingen in de toekomst voorkomen.
Het weekend is bijna begonnen. Er staan nog 15 facturen klaar die nog niet verzonden zijn. Persoon X geeft de volgende redenen:
Deze redenen bieden kansen om het proces te verbeteren in de Act-fase.
Uit de drie fases kunnen enkele conclusies worden getrokken:
Door deze maatregelen te nemen, is de kans klein dat de doelstellingen in de opvolgende week niet gehaald worden. Daarnaast geeft het ook veel inzichten voor het bedrijf wat er dus beter kan bij andere afdelingen.
Er zijn verschillende voor- en nadelen als je gaat werken met de PDCA-cyclus. Het is belangrijk om deze in overweging te nemen.
De PDCA-cyclus is veelzijdig en daardoor te gebruiken in diverse zakelijke omgevingen. Daarnaast is de tool eenvoudig in gebruik, maar wel krachtig. Iedereen kan met de tool werken, terwijl het zinvolle en krachtige resultaten oplevert die zorgen voor verbetering.
Omdat de PDCA-cyclus bestaat uit meerdere stappen, kan procesverbetering traag optreden. Dit komt omdat het tijd kost om de stappen door te lopen en te controleren. Als er dringende problemen zijn binnen je organisatie, is de PDCA-cyclus niet geschikt. Daarnaast is discipline en inzet vereist als je werkt met de PDCA-cyclus. Het gaat namelijk om een continu proces, daarom is er betrokkenheid en vasthoudendheid nodig.
Ben je benieuwd welke mogelijkheden er nog meer zijn om jouw organisatie te verbeteren? Bekijk dan onze andere blogs. Heb je nog vragen? Neem dan contact met ons op!