Case
AI
Efficiency meets impact: onze AI-workflow bij Hogeschool Saxion
Hogeschool in Deventer
Hogeschool Saxion is een van de grootste hogescholen van Nederland en runt een marketingorganisatie van formaat. Met drie productlijnen (voltijd, deeltijd en internationaal), tientallen opleidingen en campagnes over meerdere kanalen draaien er jaarlijks honderden campagnes tegelijk. Alles strak ingericht volgens een see-think-do-funnel, verdeeld over Meta, Google Ads, TikTok en Snapchat.
Die schaal bracht echter een steeds groter probleem met zich mee. Advertentieteksten werden handmatig geschreven, gekopieerd vanuit spreadsheets en opnieuw ingevoerd in Asana. Een foutgevoelig proces dat per campagneronde ruim zestig uur kostte. Deadlines kwamen onder druk te staan, context raakte verloren en externe bureaus kregen soms onvolledige briefings. Het proces was simpelweg niet meer houdbaar. Tijd voor een structurele oplossing.
Doelstellingen
De doelstelling was helder: repetitief werk elimineren en ruimte creëren voor creativiteit en strategie. Daarbij stelden we drie duidelijke KPI’s vast:
- Minimaal 40 uur tijdsbesparing per campagneronde
- Een drastische verlaging van de foutmarge
- Een snellere livegang van campagnes
Daarnaast speelde er een belangrijk menselijk aspect mee. Binnen het team leefde scepsis rondom AI en automatisering. Daarom werd bewust gekozen voor een aanpak waarin AI ondersteunt, maar menselijke controle altijd leidend blijft. Succes werd dus niet alleen gemeten in uren, maar ook in vertrouwen, tevredenheid en minder correctierondes met externe bureaus.
Onze aanpak
In plaats van nóg een tool toe te voegen, kozen we voor slimme systeemintegratie. Met n8n als verbindende laag koppelden we Google Sheets, Asana en een CustomGPT tot één uniforme workflow.
De gedachte erachter was eenvoudig: alles wat één keer wordt ingevoerd, mag nooit meer handmatig worden overgetypt.
- Google Sheets fungeert als centrale input voor alle advertentieteksten, metadata en deadlines
- Zodra content definitief is, zet n8n dit automatisch om in complete taken in Asana
Taken worden direct voorzien van titel, briefing, funnel-fase, kanaal, deadline en verantwoordelijke - Externe bureaus ontvangen automatisch volledige briefings, zonder losse mails of bijlagen
Door efficiënt gebruik te maken van metadata is de workflow schaalbaar. Nieuwe productlijnen, kanalen of campagnes kunnen worden toegevoegd zonder extra development. En dankzij vaste rollen en validatiestappen is het proces niet alleen afhankelijk van individuen, maar van structuur.
Oplossing en implementatie
De technische oplossing werd in slechts acht uur gebouwd. Compact, onderhoudsarm en volledig uitbreidbaar.
Een CustomGPT genereert advertentieteksten in de tone-of-voice van Saxion, waarna een contentmarketeer altijd de eindcontrole uitvoert. Wijzigingen in de sheet worden direct gesynchroniseerd met Asana, waardoor iedereen altijd met actuele informatie werkt.
Asana-regels zorgen voor automatische reminders en notificaties bij naderende deadlines. Het resultaat: een workflow die niet alleen uitvoert, maar ook coördineert.
Waar eerder wekelijks fouten ontstonden, is het proces nu transparant en strak georganiseerd: elke wijziging in de sheet wordt direct verwerkt, alle acties worden gelogd en Asana-regels met automatische notificaties en reminders zorgen dat het proces niet meer vastloopt.
98%
Minder tijd kwijt aan de advertentieteksten rondes
192
Uur besparing in tekstcreatie
360
Uur besparing op jaarbasis
Resultaat
De impact is direct en meetbaar. Zo daalde het overzetten van advertentieteksten van 60 uur naar slechts 1,5 uur per ronde. Met drie rondes per jaar levert dit een tijdsbesparing van 175 uur op. Ook de tekstcreatie via CustomGPT ging aanzienlijk sneller: van 240 uur per jaar naar 48 uur. In totaal wordt er jaarlijks meer dan 360 uur jaarlijks teruggewonnen.
Deze tijd wordt niet bespaard, maar geherinvesteerd. In extra campagnes, meer A/B-tests, bredere doelgroepuitrol en betere samenwerking met externe bureaus zonder extra budget.
Ook kwalitatief zijn de effecten groot. Correctierondes halveerden, deadlines werden, en nog steeds, structureel gehaald en externe bureaus ervaren de briefings als vollediger en betrouwbaarder. Minder e-mails, minder stress, meer focus op creativiteit.
Een marketingmanager van Hogeschool Saxion vatte het treffend samen: “Het voelt alsof we eindelijk vooruit kunnen plannen in plaats van brandjes blussen.”
Samen groeien?
Benieuwd hoe wij jouw bedrijf kunnen laten groeien met gerichte online marketingcampagnes? Wil je meer leads genereren en je naamsbekendheid vergroten? Ons ervaren team staat klaar om je te helpen!